Sådan sparer du penge på Microsoft 365 licenser

Den typiske virksomhed vi laver licens-audit hos har 15-20% spild. Folk er ikke dumme. De har bare ikke tid til at holde øje med det. Medarbejdere starter, stopper, skifter rolle, og licenserne følger bare med.

Det første skridt er simpelt: find ud af hvem der faktisk bruger hvad. Gå til Microsoft 365 Admin Center, Reports, Usage. Kig efter:

• •Brugere der ikke har logget ind i 90+ dage (fratrådte medarbejdere, afsluttede projekter)
• •Brugere med E5-licens der kun bruger Outlook og Teams (de har ikke brug for E5)
• •Shared mailboxes der har fået tildelt en betalt licens (de behøver ingen)

En typisk audit afslører 5-15% inaktive eller over-licenserede brugere. For en organisation med 200 brugere a $39/md (E3) kan det betyde $4.000-12.000/år i besparelse, og det tager en eftermiddag.

I praksis: alle medarbejdere har den samme licens. Receptionisten har E5. Lagermedarbejderen har E3. Det giver ingen mening.

Sæt jer ned og opdel jeres brugere i roller:

• •Vidensarbejdere (daglig brug af Office, Teams, SharePoint) → E3 eller Business Premium
• •Ledere med avancerede behov (Power BI, compliance) → E5
• •Frontline-medarbejdere (butik, lager, produktion) → F1 eller F3
• •Ekstern adgang (partnere, vikarer) → F1 eller gæsteadgang

Forskellen mellem E5 ($60/md) og F3 ($10/md) er $50/bruger/md, og mellem E3 ($39/md) og F3 er den $29. For 50 frontline-medarbejdere der i dag har E3: besparelse på $1.450/md ved at skifte til F3. Det er $17.400/år. For at klikke på en dropdown i Admin Center.

Det her er den skjulte udgift ingen tænker over. Dobbelt-licensering sker stille og roligt, og det koster kassen.

De mest typiske synder vi finder:

• •Bruger har både E3 og en standalone Exchange Online-plan (Exchange er allerede i E3)
• •Bruger har Office 365 E3 + Microsoft 365 E3 (overlappende features)
• •Brugere der er tildelt en licens via gruppe i Entra ID og en direkte tildeling

Sådan finder I det: Admin Center, Users, Active users, filtér på "multiple licenses". Eller kør PowerShell med Microsoft Graph-modulet:

Forbind først: Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All","Directory.Read.All" Derefter: Get-MgUser -All -Property UserPrincipalName,AssignedLicenses | Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 1 } | Select-Object UserPrincipalName, @{N='LicenseCount';E={$_.AssignedLicenses.Count}}

(Det gamle MSOnline-modul med Get-MsolUser er deprecated af Microsoft, brug Microsoft Graph i nye scripts.)

Dobbelt-licensering er overraskende almindeligt efter migrationer eller organisationssammenlægninger. Fordi begge abonnementer fornyes automatisk, kan dobbeltbetalingen løbe i årevis, uden at nogen opdager det.

Mange ved det ikke: Microsoft tillader at I blander licenser i samme organisation. Det er helt legitimt, og det er her de store besparelser ligger.

Eksempel med 150 brugere:

• •20 ledere på E5 ($60/md) = $1.200/md
• •80 kontormedarbejdere på E3 ($39/md) = $3.120/md
• •50 frontline på F3 ($10/md) = $500/md
• •Total: $4.820/md for 150 brugere

Hvis alle 150 var på E3: $5.850/md. Besparelse: $1.030/md = $12.360/år.

Hvis alle 150 var på E5: $9.000/md. Besparelse: $4.180/md = $50.160/år.

Nøglen er at definere klare brugergrupper og tildele den rigtige plan til hver gruppe. Det kræver en times arbejde. Besparelsen løber videre hver måned.

Microsoft ændrer priser og features løbende. 1. juli 2026 steg priserne 5-33% afhængig af plan. Hvis I ikke holder øje, betaler I bare mere for det samme.

Tre konkrete tiltag:

• •Tjek jeres fornyelsesdato. Prisen følger fornyelsen, så en aftale indgået før 1. juli 2026 kører videre til gammel pris indtil den fornyes
• •Evaluer om en anden plan giver bedre value efter prisændringen (Business Premium steg f.eks. IKKE)
• •Overvej E7 ($99/md) hvis I allerede betaler E5 + Copilot = $90/md

Brug vores ændringslog til at holde jer opdateret. Vi tracker alle Microsofts ændringer så I ikke behøver at læse 47 Microsoft-blogs hver måned.

Når I har overblikket, kan I bruge vores gratis optimizer til at få en konkret anbefaling baseret på jeres organisation: antal brugere, sikkerhedskrav, compliance-behov og budget.

Det tager 2 minutter og kræver ingen personlige oplysninger. Og de fleste finder besparelser der betaler for en god frokost, hver måned.

Kilder: Microsoft 365 for business, planer og priser og Microsoft 365 Enterprise, planer og priser og Upgrade or change to a different Microsoft 365 for business plan (Microsoft Learn).