Det Microsoft ikke fortæller dig om Microsoft 365-licenser

Mange opdager F-licenserne (F1 og F3) og tænker: "Perfekt, så giver vi alle en billig licens." Det holder ikke.

Microsofts Frontline Worker Policy siger to ting. For det første: F-licenser er kun tiltænkt frontline-medarbejdere, altså folk uden fast skrivebord, der typisk arbejder på skift eller på farten (butik, lager, produktion, sundhed). For det andet: der er en hård grænse for, hvor mange F-licenser I må have i forhold til jeres Enterprise-licenser pr. tenant (jeres Microsoft 365-miljø).

Med andre ord kan I ikke fylde hele organisationen op med F-licenser for at spare penge. Har I få eller ingen Enterprise-licenser, kan I ikke købe et stort antal F-licenser oveni. F-licenserne er tænkt som et supplement til en organisation, der allerede kører på Enterprise-planer, ikke som en erstatning for dem.

Det er en af de fælder, der først viser sig sent: budgettet er lagt ud fra F-prisen, og så opdager man, at ratioen ikke tillader den fordeling, man havde regnet med. Tjek ratioen, før I bygger en licensplan på F-licenser.

Forkortelser: F = Frontline. SKU = Stock Keeping Unit, Microsofts varenummer for en bestemt licensvariant.

Den anden fælde hænger sammen med den første. Når man ser F1 og F3 ved siden af de fulde planer, er det fristende at tro, at det er det samme produkt til en lavere pris. Det er det ikke.

F1 og F3 er Kiosk-planer, og det betyder konkrete begrænsninger:

• •Exchange Kiosk-postkasse på 2 GB, ikke en fuld 50 GB-postkasse. For F1 er postkassen reelt kun beregnet til Teams-kalenderfunktioner, ikke til almindelig mail i Outlook.
• •SharePoint og OneDrive Kiosk med 2 GB lagerplads, ikke 1 TB OneDrive som på de fulde planer.
• •F1's Office web-apps er skrivebeskyttede. Brugeren kan se dokumenter i browseren, men ikke redigere dem.

F3 giver mere end F1 (blandt andet redigering i Office web-apps), men begge er stadig Kiosk-niveau og langt fra en fuld Business- eller Enterprise-plan.

Pointen: "Frontline" betyder begrænset, ikke en billig version af det fulde. Hvis en medarbejder har brug for en rigtig postkasse, fuld OneDrive eller at redigere dokumenter, passer en F1 ikke. Match planen til den faktiske arbejdsopgave, ikke til prisskiltet.

Her er en fælde, der koster penge hver måned, fordi de fleste ikke ved, den findes.

Efter EU-forligsaftalen sælger Microsoft "no Teams"-varianter af hovedplanerne i EU. Det er de samme planer som I kender, bare uden Teams inkluderet, og de er ofte lidt billigere end varianten med Teams.

Det betyder noget i praksis: bruger I et andet samarbejdsværktøj end Teams (Slack, Zoom, Google Meet eller lignende), betaler I for en funktion, I ikke bruger, hvis I står på standardvarianten. Ved at vælge no-Teams-varianten får I den samme plan til en lidt lavere pris.

Mange opdager aldrig valgmuligheden, fordi standardvarianten er den, der typisk vises først. Det er værd at tjekke aktivt, hvis Teams ikke er jeres primære platform. Microsoft fremhæver sjældent, at I kan vælge varianten fra.

Copilot virker som en fast pris pr. bruger pr. måned. Det gælder for selve Copilot-licensen, men den nye Copilot Cowork spiller efter andre regler.

Copilot Cowork faktureres forbrugsbaseret via Copilot Credits, oven i jeres Copilot-licens. Modellen er PayGo (pay-as-you-go, betal efter forbrug) til $0,01 pr. credit. Det er altså en variabel omkostning, der afhænger af, hvor meget funktionen bliver brugt, ikke et fast beløb I kan sætte på budgettet på forhånd.

To ting er værd at huske:

• •Det forudsætter en Microsoft 365 Copilot-licens. Copilot Cowork er ikke noget I kan købe alene, det ligger oven på en eksisterende Copilot-licens.
• •Omkostningen er svær at budgettere. Når prisen følger forbruget, kan regningen svinge fra måned til måned afhængigt af, hvor meget teamet bruger funktionen.

Det er ikke en fælde i den forstand, at noget er skjult i det små. Det er en omkostningsmodel, Microsoft ikke fremhæver, og som overrasker dem, der regner med en fast Copilot-pris. Sæt et loft eller følg forbruget tæt, hvis I tager Copilot Cowork i brug.

Forkortelser: PayGo = Pay-as-you-go, altså betaling efter faktisk forbrug.

Det her er den mest subtile, og den dyreste at tage fejl af. De to planer hedder næsten det samme og koster næsten det samme. Men de er ikke ens.

Begge indeholder en stærk pakke til samarbejde og compliance. Forskellen ligger i sikkerhed og enhedsstyring, og den er stor:

Microsoft 365 E5 indeholder alt det, Office 365 E5 har, plus endpoint-sikkerhed (Defender for Endpoint), datatabsbeskyttelse på enheder (Endpoint DLP), Insider Risk Management, enhedsstyring (Intune) og Windows Enterprise-licensering.

Fælden: vælger I Office 365 E5 i den tro, at I får fuld sikkerhed og enhedsstyring, tager I fejl. Office 365 E5 er stærk på telefoni og compliance, men den dækker ikke endpoint-beskyttelse og enhedsstyring. Skal I beskytte og administrere jeres enheder centralt, er Microsoft 365 E5 den rigtige.

Forkortelser: DLP = Data Loss Prevention (datatabsbeskyttelse). eDiscovery = elektronisk fremfinding af data til juridiske og compliance-formål.

Oven i de fem fælder kommer en række ændringer, der træder i kraft i juli 2026, og som påvirker beslutningen:

• •Priserne stiger på 8 ud af 10 planer. Få planer holder prisen, resten går op.
• •Defender for Office 365 P1 tilføjes til E3 og Office 365 E3. Det giver mere indbygget mailsikkerhed på de planer.
• •Udvalgte Intune Suite-funktioner tilføjes til E3 og E5.

Ændringerne flytter på, hvad de enkelte planer indeholder, og dermed på hvilken plan der giver mening for jer. Se den fulde oversigt over ændringer på vores changes-side, før I lægger jer fast.

Forkortelse: P1 = Plan 1, det første sikkerhedsniveau af Defender for Office 365.